一般来说，年会都安排在晚上进行，为了达到渲染、增强年会现场的感染力等的目的。年会舞台搭建要考虑现场色彩的整体设计、强调；灯光的亮度、色彩、位置、闪动的频率;音响的摆放位置、声音大小等。

所以在搭建年会舞台时可以按照节目的要求，采用合适的舞台背景、美图、彩色灯光柱、聚光灯投影效果、高功率的音响来调节年会现场。

年会舞台搭建要考虑到举行年会的场地，一般分为室内和室外场地，选择时首先要考虑年会现场需要使用的面积以及容纳人数，其次询问场地价格，按怎样标准收费的，是以小时收费还是天数收费，然后还有年会现场的硬件提供比如：舞台、背景架、灯光架、音响、投影仪、麦克风、舞台拼接地块、桌椅等各种其他小件物品，最后要注意电水的提供是否方便，是不是需要另外给钱，附近有没有厕所、停车场等。

此外根据舞台使用对象确定舞台大小。要做一个成功的舞台并不是看上去那么轻松，因为在用于年会的舞台搭建的前期必要准备许多设备，如果年会现场有比较大型的表演，还可以利用电视转播、大屏幕显示器等合理的设施来配合完成。

一般在年会现场会用钢结构或者铝合金结构的桁架，如果桁架很大可用考虑用手拉或者电动葫芦控制升降。

然后就是舞台搭建的机械，这方面主要是要求安全可靠，所有舞台机械都必须保证绝对安全可靠的。可靠性设计理论上是建立在大量实验数据基础上的，不同的使用场合要求的可靠度也是不一样的，设备的可靠性是根据其维修难易、重要程度、工作要求等方面的因素综合考虑决定的。

由于具体深入的研究和缺乏必要的实验数据，可靠性设计理论尚无具体应用。舞台机械的安全性指标主要包括电气安全、人身安全等方面，他们是有关联的。所以要加强这个行业员工的安全意识，讨论的焦点将是舞台搭建的安全问题，尤其是提到二三线城市的年会的舞台搭建，现状较多的都是没有资质的。所以在选择舞台厂家和搭建方的时候一定不能光图便宜，还要考虑设备质量和售后服务。

此外通常年会舞台会采用多层次的布置方式，这样可以使整个舞台显得具有有立体感和空间感，使观看者感觉不那么单一。确定舞台的主题色和舞台的背景底色。除了用于年会的舞台外，舞台下面靠近前排观众座位的场地常常也会被利用起来作为表演场，这就需要合理调整观众的座位，前面座位之前适当留空地满足年会需要。

将年会舞台的基础结构搭建完成之后，下一步就是装饰舞台了，厂家提供的快装舞台或者移动舞台都可以铺有地毯，主要会选用红色地毯，或者说是白色、黑色等，但主要还是看用户选择什么颜色的地毯，舞台的正侧面也需要修饰，这样才能使舞台看起来大气，然而在选用地毯的时候最好选择新的地毯。